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TIME MANAGEMENT: 5 BUONE IDEE PER ORGANIZZARE AL MEGLIO IL TUO TEMPO

Aggiornamento: 4 ago 2021


Saper dare valore al tempo a nostra disposizione, è il primo passo verso il successo individuale. Impariamo ad organizzare efficacemente la mente per una vita felice e meno stressata.


Colui che pianifica ogni mattina le azioni della giornata e segue quel piano, porta con sé un filo che lo guiderà attraverso il labirinto della più intricata delle vite(Victor Hugo)

Certamente il celeberrimo scrittore Victor Hugo aveva compreso perfettamente che per raggiungere degli obiettivi concreti, serve prima di tutto lavorare ad una concreta strategia organizzativa del tempo. Quindi inseguire i propri sogni non basta, se non abbiamo escogitato un buon piano di azione per ottenerli. Ed il tempo è lo strumento chiave che rende tutto questo possibile.



Imparare soprattutto a "Gestire noi stessi"



Per riuscire a gestire il tempo in modo produttivo ed efficiente una qualsiasi attività giornaliera, urgente o non, la prima lezione da affrontare è quella di imparare volontariamente (o intenzione profonda e costante di migliorare) a gestire noi stessi, comprendendo innanzitutto il valore del tempo oggettivo (delle 24 ore) in rapporto alla nostra percezione personale o soggettiva a riguardo. (es. 24 ore sono spesso troppo poche..)


A tal proposito, viene in soccorso il cosiddetto Time Management, tecnica di pianificazione molto in voga negli ultimi anni, che mette in relazione le attività da svolgere è la capacità che si può acquisire con strumenti e tecniche affinché la nostra qualità della vita migliori e allievi il livello di stress ed ansia dal fattore "Devo ma non riesco" a "Posso perché voglio".


Pianificare con calma e volontà


Flessibilità e focalizzazione sono le fonti dell’efficacia e tutto ciò che riduce l’una o l’altra inciderà negativamente sulla nostra produttività.(David Allen)


Per prima cosa, quando si programma la giornata appena iniziata, l'errore più comune che riguarda la maggior parte delle persone è di: non riuscire a metter a fuoco le necessità da affrontare, perché molto spesso siamo già immersi nei mille pensieri e nell'uso delle tecnologie fin dalle prime ore mattutine. E non è un caso se ci sentiamo già stanchi e non concludiamo un granché. Ma dovremo approfittarne perché la forza di volontà è al suo massimo proprio quando ci alziamo. E' necessario pertanto schiarire le idee e porsi con obiettività delle semplici ma fondamentali domande, a cui rispondere nel modo più onesto possibile e cioè:

  • Quali sono gli interessi che pongo al primo posto?

  • Quali sono le cose per me più importanti?


Il libro di David Allen, “Detto, Fatto!, che in inglese è "Getting Things Done", si interroga proprio su tali quesiti, andando oltre e sviluppando un metodo efficace che risiede nella capacità della mente, quando è rilassata, di operare in modo lucido, produttivo e programmato.

E' un volume che certamente consigliamo perché si rivolge a tutti ed insegna in modo chiaro la difficile arte del Time Management, rivelando il segreto del successo nell'organizzazione personale attraverso la calma. In pratica, come sottolinea l'autore del libro, una volta capito quali sono le priorità da seguire, lo step successivo è quello di placare il caos mentale. Un esercizio facile per allentare lo stress da sovraccarico, potrebbe essere quello del:

  • Tensione/rilassamento muscolare: cerca un posto tranquillo, utilizza degli abiti comodi e chiudi gli occhi. Inizia ad inspirare con il naso (contando fino a 5 secondi) e poi espirando con la bocca (contando altri 5 secondi) per almeno due minuti. Poi passa ai seguenti 3 esercizi:

  1. Muscoli delle gambe: contrarre 3 secondi le gambe e poi rilasciare per 10 sec, con i piedi a martello; ( ripetere 5 volte);

  2. Muscoli dell'avambraccio e braccio: contrarre la mano a pugno, tenendo in tensione il braccio per 3 secondi e poi rilasciare per 10 sec; (ripetere 5 volte);

  3. Muscoli dei piedi: tendere i piedi verso il pavimento per 5 sec e poi rilasciare per 10 sec; (ripetere tutta la sequenza dei 3 esercizi per 5 volte cadauno).


Accettare gli imprevisti


"Nessuno è così forte da non rimanere turbato da una circostanza imprevista.(Giulio Cesare)


Quando lavoriamo in maniera efficace sulla gestione del tempo, vuol dire che accresciamo la consapevolezza di noi stessi e quindi il risultato sarà senza dubbio soddisfacente. Ma anche se siamo stati attenti nella scelta delle priorità, nell'alleviare lo stress con la calma e con la determinazione costante, può capitare che all'improvviso un imprevisto cambi tutte le carte in tavola. Che fare allora?

Innanzitutto: è importante lasciare spazio alla possibilità o al cambiamento quando arriva, senza allarmarsi. L'atteggiamento migliore di risposta all'eventualità non prevista, è quella di fermarsi ulteriormente per riflettere e respirare, contando fino a 10 secondi. Dopodiché, si può concentrare la nostra attenzione ad una alternativa o semplicemente passare all'attività urgente che ci eravamo prefissati.


Va sottolineato, che tale atteggiamento mentale del distacco consapevole ed attento, è da allenare costantemente. Pertanto, le prime volte sarà difficile contare fino a 10 secondi. Ma passo dopo passo, la determinazione si rafforzerà e sarà sempre più chiaro il quadro generale di tutto il lavoro che ci siamo programmati. Tale attitudine riflessiva va inoltre accompagnata ad un altra caratteristica del buon Time Manager e cioè alla flessibilità; dote che se non naturale, ha bisogno anche essa di essere esercitata. ma non bisogna disperare, dato che si può sempre:


Costanza, disciplina ed esecuzione delle regole


Non c’è niente di più riprovevole del comportamento di chi, indeciso ed esitante, torna paurosamente sui suoi passi. Questo ci capiterà in ogni circostanza se non ci liberiamo da tutto ciò che raffrena e distrae l’animo e gli impedisce uno slancio e un impegno totale. (Lucio Anneo Seneca)


L'indecisione è comunque il principale limite da demolire, dato che aumenta lo stress e ci fa sprecare letteralmente tempo. Una soluzione concreta, come abbiamo già notato, è di iniziare un percorso di approfondimento del nostro essere, scegliendo la lucidità mentale anziché l'indecisione; ma non basta. Servono anche:

  1. costanza: in cui il metodo organizzativo viene eseguito con un cadenza di orari giornalieri rispettando i bioritmi fisiologi più produttivi;

  2. disciplina: eseguire le regole con responsabilità e serietà diviene la formula magica, che ci farà apprezzare un lavoro ben fatto anche quando l'imprevisto ce lo ha fatto cambiare.

Vi sono anche altri limiti molto comuni, che possono bloccare una efficace gestione organizzativa del tempo, quali:

  • Essere troppo dispersivi: voler fare tante cose e poi non concluderne alcuna o magari solo parte e non in modo qualitativo;

  • Essere temporeggianti: prendere tempo non porta mai bene, dato che rimandare non vuol dire eliminare il problema da risolvere;

  • Eccessivi di perfezionismo: essere troppo pignoli, inizialmente può essere di vantaggio, se si vuole partire col piede giusto, ma anche se i dettagli sono importanti, bisogna innanzitutto vedere sempre il quadro nel suo complessivo e poi successivamente soffermarsi sui particolari.

Ma tutti si possono migliorare e mettere alla prova le abilità personali, organizzando una corretta gestione del tempo, per esempio:


•    Definire le priorità (quali sono le tre cose più importanti da fare?);

•    Eliminare gli alibi (Non trovare scuse a te stesso)

•    Essere efficienti dal principio per evitare di rifare il lavoro (o meglio impegno e volontà sono le ricette migliori);

•    Non accumulare le informazioni, ma gestirle (fare una scaletta delle informazioni più importanti e lavorarci un passo alla volta);

•    Usare gli strumenti corretti (diventare consapevoli dei Tools a nostra disposizione. es. App apposite);

•    Predisporre dei momenti di solitudine (ricaricarsi nello stare soli, è a volte l'unico modo per focalizzare le proprie energie su quello che vogliamo fare veramente!).




Rispettare il valore del tempo


Nello stabilire le priorità in modo da gestire le varie scadenze e soprattutto per riuscire a rispettarle, bisogna comprendere che per fare bene le cose, come abbiamo visto, servono organizzazione, volontà e conoscenza di noi stessi, delle nostre potenzialità ma anche dei nostri limiti, affinché il risultato sia pressoché garantito, sempre. Infine, comprendere che il tempo a nostra disposizione ha un valore oggettivo nell'incontrare la domanda con l'offerta (e cioè il problema e la sua risoluzione), inquadra il nostro atteggiamento quotidiano in un nuova prospettiva, più inclusiva e responsabile, verso noi stessi e gli altri.


La gente comune pensa soltanto a passare il tempo, chi ha un po' d'ingegno a utilizzarlo.(Arthur Schopenhauer)

Ecco allora i 5 consigli (spassionati e "testati" davvero) che portano non solo al raggiungimento degli obiettivi prefissati, ma assicurano un benessere sia fisico che mentale nel lungo periodo.


  • Comprendere il tuo momento produttivo. Lo scopo principale è capire il momento migliore in cui ci sentiamo più energici per impostare l'intera giornata. Può essere la mattina presto, se si preferisce sfruttare questo lasso di tempo oppure la sera per il giorno dopo. Inoltre, individuare la corretta quantità di ore di sonno, si rivela un aiuto prezioso, per ritornare più carichi di prima. Anche in questa caso, il tempo conta!

  • Usare un calendario invece della To-do List. fare la lista delle cose da fare, può sembrare l'idea organizzativa migliore, ma succede che spesso diventa lunghissima e quindi inutile. Nell'uso del calendario, invece, si inseriscono solo note brevi e con l'uso di qualche post it, si può rendere la cosa anche ironica attraverso scarabocchi o parole segrete.

  • essere responsabile del tempo che passa e che non tornerà mai più. Ogni giorno che non finiamo un compito che avevamo inizialmente programmato, è un'opportunità persa e che non tornerà mai più. Pertanto, prova a cambiare prospettiva ponendo l'attenzione alle priorità, e responsabilizzando la tua scelta, non come dovere da eseguire ma rispettandone il valore stesso.

  • Vivere al presente per rispettare le scadenze future. Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi, qualcuno direbbe. Ma è cosi. Nel momento in cui inizi un attività per poi non finirla, vi è uno spreco di energia notevole, che era destinata a quell'uso e che ora si trova per strada senza "lavoro". Inoltre pianificare le azioni per finirle nella medesima giornata senza rimandare, è una soddisfazione personale, una ricompensa che fa salire l'autostima e ci fa proseguire con il medesimo metodo.

  • Dedicarsi con qualità ad ogni azione singolarmente. Fissare un tempo massimo da dedicare ad ogni compito, è uno dei segreti per poter fare al meglio e con reali risultati finali. Occuparsi con cura ed attenzione vigile ad una singola mansione, può rivelarsi come un ottimo esercizio di Mindfulness e che donerà una maggior consapevolezza ed equilibrio alla parte ansiosa ed inconcludente di noi stessi.

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